АККРЕДИТАЦИЯ ПАРТНЕРОВ

Уважаемые Партнеры!

Аккредитация представителей компаний – партнеров Восточного экономического форума 2021 года по всем категориям (участники – пакет «Участник»; персонал, водители, транспортные средства) начинается 12 июля 2021 г.

Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании Партнера.

Информация о порядке аккредитации


1 июля 2021 г. – 28 июля 2021 г. 12 июля 2021 г. – 5 августа 2021 г. 10 августа 2021 г. – 4 сентября 2021 г.
Согласование квот Прием заявок на аккредитацию Получение аккредитационного пакета

Личный кабинет компании Партнера содержит следующую информацию:
  • Участники – здесь необходимо производить регистрацию представителей вашей компании – пакет «Участник».
  • ТС и водители участников – здесь отображаются ТС и водители, зарегистрированные через Личный кабинет участника.
  • Персонал – здесь вы можете зарегистрировать стендистов и технический персонал от вашей компании.
  • Подрядчики – информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).
  • СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании.
  • Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта к зоне разгрузки на территории Восточного экономического форума.
  • Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Восточного экономического форума – 2021 (далее – «ВЭФ») с 08:00 11 августа 2021 г. до 19:00 30 августа 2021 г. и с 00:00 5 сентября 2021 г. до 24:00 9 сентября 2021 г.

    Аккредитацию на период Форума проходят те стендисты, сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения ВЭФ с 19:00 30 августа 2021 г. до 24:00 4 сентября 2021 г.

    Обращаем ваше внимание на то, что стендисту, сотруднику, водителю и транспортному средству, аккредитованным на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

    Для аккредитации участников, персонала, транспортных средств и водителей (для нужд технического персонала) необходимо:

    1. Заполнить карточку компании Партнера (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора). Отсканировать распечатанную карточку компании Партнера с подписью руководителя организации и печатью. Электронный вариант в формате Excel (карточка компании Партнера) и отсканированный вариант в формате PDF или JPEG направить на электронный адрес вашего персонального менеджера.
    2. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума.
    3. Получить по электронной почте информационное письмо от Фонда Росконгресс, в котором будут указаны логин и пароль для входа в Личный кабинет организации.
    4. В Личном кабинете:

      • заполнить регистрационные анкеты на участников;
      • заполнить регистрационные анкеты на стендистов, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;
      • загрузить фотографии и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех участников/стендистов/сотрудников/водителей.

      При превышении установленных квот на количество участников от одной компании Партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.

      Организационный комитет вправе запросить у компании Партнера письменное обоснование количества стендистов и технического персонала.

    5. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.
    6. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и, если в этом есть необходимость, зарегистрировать транспортные средства и водителей. 
    7. Предоставить ЗАРАНЕЕ в отдел аккредитации оригинал подписанного согласия на обработку персональных данных от каждого сотрудника/водителя (Бланк также доступен для скачивания в Личном кабинете).

    Прием заявок на аккредитацию стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется с 1 июля 2021 г. по 5 августа 2021 г.

    Изменения и дополнения к спискам согласовываются с руководителем направления Фонда Росконгресс и могут быть произведены до 7 августа 2021 г. Изменения и дополнения после 7 августа 2021 г. согласовываются только с директором Форума

    При работе в Личном кабинете важно учесть:

    1. Фотография и скан-копия документа, удостоверяющего личность, требуются всем участникам, стендистам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения ВЭФ, и являются обязательным условием аккредитации.

      Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

      • размер фотографии – 480 × 640 пикселей;
      • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
      • расширение файла – jpg или jpeg;
      • изображение должно быть анфас, без головного убора;
      • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

      Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:

      • содержит полную информацию о данных, указанных при регистрации, включая серию и номер документа, кем и когда выдан документ, фотографию;
      • скан-копия читаема, все данные, указанные при регистрации, четко видны и не засвечены голограммами.
    2. Транспортные средства участников – пакет «Участник» (личные или арендованные) – регистрируются только из Личного кабинета участника.
    3. Бланк документа «Согласие на обработку персональных данных» также можно скачать в Личном кабинете, в разделе «Получение аккредитационного пакета».
    4. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.
    5. Если стендист/сотрудник/водитель / транспортное средство зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.
    6. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.
    7. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.
    8. В случае замены одного стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.
    9. Замена или удаление сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.
    10. Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

      Получение аккредитационных документов

      1. Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации на центральной площадке проведения Форума, а также в местах прибытия и размещения.
      2. Выдача временных пропусков на период монтажа/демонтажа, беджей сотрудников, водителей и транспортных пропусков осуществляется одним аккредитационным пакетом (АП).

      Получение АП возможно в период с 10 августа 2021 г. по 4 сентября 2021 г. в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации.

      АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

      • паспорта,
      • доверенности,
      • списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета, в разделе «Получение аккредитационного пакета»).
      • В случае потери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

        Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

        ВЭФ-2021 будет проведен с соблюдением всех необходимых мер безопасности и рекомендаций Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее – «Роспотребнадзор») по недопущению распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19). Следите за обновлениями на сайте Форума и информационными рассылками.

        В целях недопущения распространения новой коронавирусной инфекции ВЭФ пройдет с соблюдением рекомендаций Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) и Роспотребнадзора (Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека).

        Организаторы Форума разрабатывают меры профилактики COVID-19 в тесном сотрудничестве с Роспотребнадзором.

        При соблюдении всех мер профилактики посещение Форума будет безопасным для всех. Обращаем внимание, что доступ на площадку Форума возможен только при наличии аккредитационного беджа/пропуска, активированного отрицательным результатом ПЦР-тестирования на COVID-19, полученным в установленном порядке. Подробная информация о порядке проведения тестирования будет опубликована на сайте позже.

        В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по телефону +7 (812) 406 7709 с 10:00 до 18:00 или по почте partners.accreditation@roscongress.org.

        В случае возникновения вопросов по аккредитации стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации технического персонала и транспорта по телефону +7 (812) 930 0705 с 10:00 до 18:00.